هنگامی که به برنامه وارد می شوید با مراجعه به منوی سمت راست - بخش تنظیمات و کلیک بر روی تعریف کاربران می توانید یک کاربر را تعریف نمایید و یا کاربران تعریف شده را ویرایش یا حذف نمایید.
 

  در صورتی که مدیر سیستم بخواهد مجوز ورود کاربری را لغو نماید باید اطلاعات کاربر مورد نظر را ویرایش نموده و تیک گزینه «کاربر غیرفعال شود» را بزند

با کلیک بر روی دکمه  در کنار گروه کاربری، به صفحه تعریف گروه های کاربری می رویم. که در این قسمت می توانیم گروه های کاربری مورد نظر و سطوح دسترسی برای هر یک از آن گروه ها را مشخص نماییم. (مراجعه شود به تعریف گروه های کاربری)

با وارد کردن نام؛ نام کاربری؛ رمز عبور؛ تکرار رمزعبور و گروه کاربری می توانید یک کاربر را ثبت نمایید. توجه نمایید که سطح دسترسی این کاربر به برنامه، همان سطح دسترسی تعیین شده برای گروه کاربری وی می باشد.

برای حفظ امنیت سیستم و ممانعت از دسترسی افرادی که نمی خواهید به اطلاعات داخل نرم افزار دست یابند و یا اطلاعاتی را وارد نمایند و همچنین برای اینکه مشخص باشد هر یک از کاربران چه عملیات هایی را در سیستم انجام داده اند و جهت اینکه مسئولیت هر فرد نسبت به کاری که انجام داده مشخص باشد، افراد مجاز دارای نام کاربری و رمز عبوری خواهند بود که فقط از طریق آن امکان دسترسی به نرم افزار را خواهند داشت.